Всички знаем, че организирането на работното място е важно, но това е непрекъсната борба за много хора. Вярвате или не, организирането не е толкова обезсърчително, колкото изглежда. Няколко бързи поправки и някои текущи решения го правят по -лесно, отколкото някога сте си представяли.
Стъпки
Метод 1 от 4: Управление на вашето пространство и време
Стъпка 1. Следете дейностите си
Прекарайте няколко дни, водейки дневник или дневник за ежедневните си дейности. Това ще ви помогне да видите точно какво правите, което може би дори не осъзнавате, и ще осигури първоначален поглед към организационните различия и пропуските в производителността. Това упражнение също трябва да се прави, като се имат предвид големите ви цели. Чрез дневника на дейностите можете да видите какви дейности могат да бъдат загуба на време и кои дейности всъщност могат да постигнат вашите цели.
Стъпка 2. Определете времето за производителност
Някои от нас са сутрешни хора, а някои от нас изтръпват при идеята за сутрините. Може би вече имате представа в кое време на деня сте най -продуктивни. Независимо дали предпочитате вечери, сутрини, обяд или точно преди или след пиковите часове на работния ден, възползвайте се от тези времена, за да увеличите максимално производителността си.
Стъпка 3. Приоритизирайте задачите си
Всички знаем, че някои задачи са по -важни от други, но не винаги ги приоритизираме съответно. Затова разработете система за класиране, като отбелязвате или отбелязвате важни задачи, например, и бъдете честни и гъвкави. Използвайте напомняния чрез цифров календар или чрез лепкави бележки на компютъра или бюрото си. Отделете повече от времето и енергията си на елементи с най-висок приоритет в списъка си. Примерите включват задачи, чувствителни към времето, като например неща, които трябва да приключат до края на бизнеса или утре. Можете също така да дадете приоритет на отговорите на клиенти, шефове или на всеки друг, който плаща сметките. И ако не сте сигурни за чувствителността или важността на дадена задача, винаги е добре да попитате.
Стъпка 4. Нокаутирайте бързи задачи веднага
Не е необходимо всички задачи да бъдат приоритизирани и планирани за бъдещо време за изпълнение. Някои задачи отнемат почти толкова време за планиране или планиране, колкото отнемат за изпълнение. Ако случаят е такъв и можете веднага да се справите с тези задачи, непременно го направете! Справянето с бързи задачи незабавно също помага за предотвратяване на отлагането.
Стъпка 5. Управлявайте безпорядъка и работните материали
Бюрата ни лесно преминават от претрупани до торнадо сайтове, очевидно възпрепятстващи организацията. Някои хора дори работят на политика само за чисто бюро. Въпреки че това не е абсолютно необходимо, предприемете стъпки, за да изчистите работното си пространство.
- Declutter. Изхвърлете боклуците си в боклука и систематично подавайте необходимите си материали. Изчистете безпорядъка, когато е възможно: по време на затишие в работния ден, почивките или между задачите.
- Почистете веднага след себе си. По този начин е на върха на ума ви. Плюс това избягвате неизбежното вълнение от това, че текущият безпорядък ще стане част от бъдещия ви безпорядък.
- Дръжте необходимите консумативи под ръка. Не всичко около вас е претрупано, разбира се. Наличието на необходими инструменти ви спестява време и използва добре вашето ценно пространство.
Стъпка 6. График на дейности и срещи
Някои хора насрочват само срещи, но не и дейности в списъка със задачи. Планирането на най -важните задачи, както и срещите могат да бъдат полезни. Можете също така да „групирате“дните си, като имате срещи само във вторник и четвъртък, например. Запазете някои дупки в графика си и за творческо време за себе си или за приспособяване на неочакваното.
- Използвайте органайзер и календар. Това могат да бъдат организатори на химикалка и хартия, или могат да бъдат базирани на софтуер календари и приложения за лични асистенти, като iCalendar или Google Now.
- Категоризирайте дейностите си. Категоризирането или цветното кодиране могат да ви дадат бързо визуално напомняне за това кое е важно къде. Например категориите могат да включват кореспонденция, проекти, събития, срещи, мозъчни атаки и дори почивки или упражнения и време за фитнес.
- Оптимизирайте технологиите си. Онлайн организаторите и имейл платформите, като например Outlook, могат да комбинират вашите списъци със задачи, календари и адреси. Това не само повишава вашата ефективност, но и помага за оптимизиране на вашето мислене.
- Делегирайте, когато е възможно. В лудостта на работния ден е лесно да забравите, че не е нужно да правите всичко сами. Делегирайте на асистент или, ако сте особено затрупани, помолете колега да ви направи солидно и да ви помогне с определена задача. Винаги можете да ги изплатите по -късно, когато нещата се забавят.
Метод 2 от 4: Систематично справяне с имейлите
Стъпка 1. Проверете имейла в планирани часове
Не всички трябва да сме залепени за входящата си поща, тъй като много съобщения всъщност не са толкова чувствителни към времето, колкото си мислим. Ако работите на работа, която не изисква незабавно проследяване на имейла, проверявайте имейла си в планирани часове само около три до четири пъти на ден.
Стъпка 2. Файлови имейли
Използвайте папки и знамена за подаване във ваша полза, вместо да оставяте съобщенията да се трупат във входящата ви поща. Папки и подпапки в Outlook например или етикетите на Gmail и множество входящи кутии могат да бъдат актив. Ако сте журналист например, вашите папки може да се наричат Текущи истории, Бъдещи истории, Стари истории, Интервюта и източници и Предложения и идеи.
Изтрийте и архивирайте. Архивирайте важна, стара кореспонденция и изтрийте останалата част. В горния пример „Стари истории“е архивната папка на журналиста. След като започнете да изтривате стари имейли, ще се изненадате колко имейла са по -достойни за кошчето от шкафа за архивиране. Някои хора също се кълнат в „входяща кутия нула“, което означава да имате нула непрочетени имейли (или нула имейли във входящата ви поща, точка). В допълнение към използването на папки и етикети, можете да постигнете нулева пощенска кутия, като използвате функцията си за архивиране, изтривате стари имейли по време на престой и използвате приложения за обезчистване на имейли
Стъпка 3. Използвайте други форми на комуникация, когато са по -ефективни
Понякога бързото телефонно обаждане може да свърши работа с 10 обратни имейла. Ако е така, обадете се! Ако знаете, че обменът на имейли заслужава дискусия или ще включва значителни напред-назад, понякога е по-добре да се обадите по телефона. Често ще получавате повече подробности по телефона, докато вие и другата страна в дискусията избягвате да съставяте дълги, отнемащи време имейли. Можете дори да изпратите имейл до колега и да кажете: „Имам много въпроси към вас по този въпрос. Може би обаждането би било по -лесно. Мога ли да ви позвъня след 5?"
Стъпка 4. Ограничете прекъсванията
Докато стратегическите почивки са полезни, прекъсванията по време на работното време не са. Прекъсванията могат да ви забавят, да нарушат работния ви ритъм и да ви накарат да загубите хода на мислите си. Така че, опитайте да използвате далечни съобщения и гласова поща, когато знаете, че ще бъдете твърде заети. Тези инструменти не са само за случаите, когато физически не сте в офиса; те могат да се използват, когато сте прекалено претъпкани. Много хора също имат „политика на отворени врати“, но всъщност не е нужно да държите вратата си отворена по всяко време. Може дори да оставите приятелска бележка на вратата, казваща „Конферентен разговор в ход“или „Окупиран. Върнете се по -късно или моля изпратете имейл."
Стъпка 5. Използвайте облака
Облачните изчисления заслужават внимание, тъй като могат да бъдат по -евтини, мащабируеми, по -ефективни и по -лесни за актуализиране. Съдържанието, достъпно в облака, е особено полезно, тъй като можете да получите достъп до него на вашите устройства: компютри, таблети, смартфони и др. Съхранението в облака също служи като полезна първична или вторична форма на цифрово архивиране. Консултирайте се с вашия ИТ мениджър или доставчик на софтуер, защото може би вече имате определено количество свободно дисково пространство в облака или за малка годишна такса.
Стъпка 6. Използвайте отметки онлайн
Всички основни браузъри имат възможности за отметки, където можете да запазвате и организирате любимите си или най -често посещаваните уеб адреси за бърз и лесен достъп. Възползвайте се от тях, за да не забравите важни сайтове, за да проверите за новини или актуализации на индустрията.
Метод 3 от 4: Използване на времето във ваша полза
Стъпка 1. Избягвайте многозадачността
Всички експерти изглежда са съгласни по този въпрос. Въпреки че може да звучи бързо или да изглежда страхотно по телевизията, многозадачността не е ефективна и всъщност може да навреди на организационната ви ефективност. Вместо това посветете цялото си внимание на една задача наведнъж, справете се с нея и преминете към следващия елемент от списъка си.
Стъпка 2. Създайте график или график за себе си
За щастие, повечето работни места не изискват планиране на всичко през деня до минута. Поддържането на основен график на акцентите и най -важните задачи и събития от вашия ден може да ви помогне да продължите да работите.
- Задайте срокове за определени дейности. Някои задачи не изискват определени срокове, но други трябва да имат времеви параметри, за да повишат вашата производителност. Помислете за задачи през целия ден, които обикновено отнемат повече време, отколкото е необходимо, и им дайте срокове в бъдеще.
- Бюджет допълнително време за други дейности. Някои задачи, както сте научили от опита, обикновено отнемат повече време от очакваното, но това не е непременно лошо. За тези видове дейности и за особено важни събития и срещи, например, допълнително време за бюджет преди и след това.
Стъпка 3. Използвайте таймер, хронометър или будилник
Това могат да бъдат ефективни инструменти, когато се използват умерено. Някои хора обичат да задават алармите си на 10, 15 или 30 минути предварително, за да им дадат предварително предупреждение или време за буфер преди дадена дейност. Можете също да зададете предупреждения за напомняния.
Стъпка 4. Избягвайте отлагането на дейности
Запитайте се дали отлагането е абсолютно необходимо или това желание е само пример за отлагане. Ако усетите последното, не отлагайте захранването! Въпреки това, в случаите, когато отлагането на цялата или на част от дейност е неизбежно, не забравяйте да отбележите къде сте спрели и да разсрочите с конкретни планове. Като алтернатива може да измислите план за непредвидени ситуации. Например, ако трябва да отмените лична среща, може би вместо това можете да проведете конферентен разговор или уеб конференция.
Метод 4 от 4: Да останем здрави физически и психически
Стъпка 1. Правете почивки
Психичният престой е важен за нашата производителност и здрав за ума. Понякога се увличаме толкова много в работата си, че не спираме да правим така необходимите почивки. Правенето на почивки ни дава необходима почивка, която подобрява нашата производителност, но също така ни дава възможност да направим крачка назад и да попитаме дали това, което сме правили, е най -ефективното използване на нашето време.
Стъпка 2. Спи по -добре
Без подходящ сън на следващия ден може да се почувствате уморени или отпаднали, което може да навреди на вашия график и ефективност на работното място. Стремете се към седем до осем часа непрекъснат сън на нощ.
Стъпка 3. Не се сравнявайте с колеги
Повечето работни места на нашите колеги са различни от нашите и всеки има различни методи на организация, които работят за тях. Метод, който има смисъл и е ефективен за колега, може да не е най -добрият метод за вас и обратно.
Стъпка 4. Приемете, че организацията е непрекъснат процес
Не очаквайте да бъдете перфектни. Организацията продължава и изисква непрекъснато внимание. Няма да бъдете оптимално организирани всеки ден, но една малка организация допринася значително за повишаване на ефективността ви.
