Личните файлове могат лесно и бързо да станат неорганизирани. Колкото по -неорганизирани стават вашите файлове, толкова по -трудно ще бъде да ги намерите отново в бъдеще. За да улесните намирането и архивирането на личните ви файлове, ще искате да отделите известно време и да ги организирате правилно. Точната система, която ще използвате, зависи от вас. Има обаче някои основни методи за организация на лични файлове, които можете да използвате, за да ви помогнат да подредите файловете си.
Стъпки
Част 1 от 4: Използване на основните методи за организация
Стъпка 1. Нека бъде просто
Целта на създаването на система за подаване е да улесните нещата за себе си. Ще искате да избегнете прекалено сложна или объркваща система. Поддържането на вашата система възможно най -проста ще ви помогне лесно да подадете или изтеглите всички документи, с които може да се наложи да работите.
- Подайте само това, от което се нуждаете. Съхраняването на твърде много може да направи вашата система тромава и трудна за използване.
- Избягвайте ненужната сложност във вашата файлова система.
- Изхвърлете файлове, за които сте сигурни, че вече нямате нужда.
Стъпка 2. Използвайте правилното количество дълбочина във вашата система
Може да е изкушаващо да създадете много различни категории и подкатегории, в които да се поберат вашите файлове. Въпреки това е добра идея да правите само категории от широко ниво и да използвате само толкова, колкото ви е абсолютно необходимо. Създаването на твърде много категории може да доведе до тромава и неефективна система за картотекиране. Уверете се, че създавате правилното количество организационна дълбочина във вашата система, за да работи тя безпроблемно.
- Избягвайте да правите прекалено подробни подкатегории за вашата система. Например „Разписки, храна, хляб“би било твърде подробно, за да бъде полезно.
- Просто да имате категория за месечни или седмични разписки може да е по -подходящо за вашата система за архивиране.
- Наличието на раздел за клиенти и след това подреждането им по азбучен ред е пример за ефективно ниво на дълбочина.
Стъпка 3. Направете вашите файлове лесни за намиране
Вашата система за архивиране ще се възползва значително от наличието на очевидни визуални знаци, които ви уведомяват къде точно се съхранява нещо. Определянето на секциите на вашата файлова система ще ви помогне бързо да намерите елемент или файл. Имайте предвид някои от тези съвети, когато изтъквате файловете си:
- Използвайте цветни папки, за да посочите определени категории или раздели.
- Опитайте се да запазите удобен списък с цветовете и категориите, които сте им задали.
- Използвайте създател на етикети, за да маркирате ясно файловете си.
- Следете изрязването на папките си. Опитайте да използвате само една изрязана папка за всяка категория или раздел.
Стъпка 4. Помислете за видовете файлови контейнери, от които се нуждаете
Преди да можете да организирате файловете си, ще трябва да намерите нещо, което да ги постави. Кой точно тип файлови контейнери ще използвате, ще зависи от количеството файлове, които трябва да съхранявате, колко важни са те, размерите на документите и честотата, с която трябва да имате достъп до тях. Разгледайте някои от тези съвети, за да добиете представа кои файлови контейнери може да са подходящи за вас:
- Ако трябва да съхранявате много важни документи, помислете за закупуване на огнеупорен контейнер за съхранение.
- Намирането на лабораторния печат на застрахователите върху контейнер може да покаже, че контейнерът ще защитава вашите файлове за около час при пожар с температури от 1700 градуса по Фаренхайт.
- За обикновени файлове може да искате да закупите основен шкаф за картотеки. За чувствителни или поверителни файлове помислете за закупуване на по -сигурен шкаф или сейф.
- Ще искате да се уверите, че вашият контейнер за подаване има достатъчно място за съхранение на всичките ви файлове.
- Ако имате документи с необичаен размер, проверете дали те ще могат да се поберат в контейнера ви за съхранение. Например документите с легален размер могат да повлияят на размера на необходимата папка, както и на размерите за съхранение.
Част 2 от 4: Организиране на вашите документи
Стъпка 1. Съберете всичките си документи
Преди да започнете да организирате документите си, трябва да се уверите, че имате всичките си документи пред себе си. Не се притеснявайте как вашите файлове са подредени или подредени все още. Засега съберете всички документи, които смятате, че трябва да се съхраняват, и се пригответе да ги сортирате.
- Извадете по -стари документи, които вече сте сортирали. Може да искате да ги пренаредите, за да се впишат в новата система, която създавате.
- Уверете се, че сте събрали всичките си скорошни документи и сте готови за сортиране.
Стъпка 2. Сортирайте файловете си в активни и архивни елементи
Когато организирате вашите файлове, може да бъде полезно да ги формирате в две основни категории: активни файлове, с които трябва да работите, и архивни файлове, които трябва да съхранявате. Това ще ви помогне да получите достъп до файловете, които използвате по -често и спретнато да съхранявате файловете, до които няма да имате нужда от незабавен достъп.
- Активните файлове са документи, които все още трябва да адресирате, да ги позовавате или по друг начин да имате често достъп.
- Архивните файлове са документи, от които няма да имате нужда в близко бъдеще, но все пак трябва да ги запазите.
Стъпка 3. Създайте и маркирайте правилните категории за вашата система
След като съберете файловете си на едно място, можете да направите бърз опис на тях. Докато преглеждате файловете си, обърнете внимание на общите категории, в които те могат да се поберат. Запишете тези категории, за да създадете основната организационна система, която ще използвате за вашите файлове. Разгледайте някои от тези често срещани категории, за да добиете представа кои бихте искали да използвате:
- Правни записи с подкатегории като свидетелства за раждане, свидетелства за смърт или документи за брак.
- Финансови документи, които обхващат вашите минали финансови обобщения, информация за кредитни карти, кредитни доклади или годишни финансови обобщения.
- Имотни записи.
- Лични документи като дипломи, трудови книжки, здравни книжки и осигурителни полици.
Стъпка 4. Подайте документи за дългосрочно съхранение
Поставете документи, които сте означили като архивни файлове, в контейнера за дългосрочно съхранение. Тези файлове няма да бъдат достъпни често, затова се уверете, че са поставени в съответните им категории в системата за архивиране за по -късно извличане. Архивните файлове вероятно ще съставляват по -голямата част от вашите подадени и организирани документи.
- Дългосрочното съхранение може да бъде разделено на две допълнителни категории: постоянни файлове и „мъртви“файлове.
- Постоянните файлове могат да включват образователни документи, трудови документи или други важни документи, до които все още може да се наложи да получите достъп.
- „Мъртви“файлове са документи, до които може да не се наложи да получите нов достъп. Старите данъчни записи могат да се поберат в тази категория. Не забравяйте обаче, че данъчните декларации трябва да се съхраняват в продължение на седем години.
Стъпка 5. Поставете текущите си документи в раздела за активни документи
Документите, които ще използвате често или все още трябва да преглеждате, ще трябва да бъдат поставени в раздела за активни документи. Този раздел във вашата картотека ще ви позволи бърз достъп до документи, които не са напълно готови за архивиране. По -долу са четирите най -често срещани категории документи, които може да обмислите да използвате:
- Документи, които все още се нуждаят от вашето внимание.
- Документи, които все още трябва да прочетете или прегледате.
- Сметки, които все още трябва да платите.
- Документи, които са готови за преместване в дългосрочно съхранение.
Част 3 от 4: Организиране на електронни файлове
Стъпка 1. Започнете с широки категории, след което станете по -конкретни
Подобно на вашите физически файлове, ще искате да започнете с най -широките категории, в които се вписват вашите файлове. Например, ако сте независим изпълнител, може да искате да организирате файловете си по работодател. Тоест, създайте по една папка за всеки от тях. След това трябва да разделите файловете си във всяка широка категория на по -малки. Това означава, че папките на вашия работодател могат да бъдат допълнително разделени на различни папки, съдържащи информация за всеки проект с този работодател.
- Помислете да останете последователни във всяка широка категория. Това ще улесни намирането на вашите файлове. Например, можете да имате подпапка за всеки проект да съдържа файлове като „проектни документи“, „фактуриране“и „комуникации“.
- Можете също така да организирате папки широко по години, ако това изглежда по -лесно или по -подходящо за вашите файлове.
Стъпка 2. Сканирайте или изтеглете файлове, които вече нямате по електронен път
Може да бъде полезно всички ваши файлове да бъдат запазени по електронен път на едно място. Въпреки необходимото време, трябва да се опитате да сканирате във възможно най -много от вашите физически документи, за да могат да бъдат запазени и архивирани по електронен път. В допълнение, не забравяйте да изтеглите всички файлове, държани онлайн на други места, само в случай, че хостинг уебсайтът стане недостъпен, когато имате нужда от файловете отново. Организирайте тези файлове така, както всички останали.
Стъпка 3. Дайте на вашите файлове конкретни имена
Имената на файловете трябва да бъдат лесно разбираеми и уникални. Тоест трябва да можете да разгледате имената на вашите файлове и веднага да знаете какво се съдържа в тях. Опитайте да включите дата, обозначение на папките, които ще съдържат файла, и отделен дескриптор. Например файл за фактуриране, създаден през юни 2016 г. за вашия клиент X Corp, може да се нарече „0616_XCorp_Invoice_2“. Това ще ви позволи да знаете точно какво съдържа файлът, без да отделяте време за отварянето му.
Каквато и система да използвате за назоваване на файловете си, не забравяйте да го правите последователно. След като сте избрали система, се придържайте към нея; ще бъде трудно да се върнете и да преименувате всичките си файлове по -късно
Стъпка 4. Редовно архивирайте файловете си
Основната опасност от съхраняване на електронни файлове е, че информацията ви е податлива на загуба поради срив на компютъра. Бъдете подготвени за това, като редовно архивирате файловете си в онлайн услуга за архивиране, компактдискове или външен твърд диск. Не забравяйте да маркирате тези устройства за съхранение толкова ясно, колкото сте обозначили файловете си. Ако имате външно устройство или компактдискове, помислете за съхраняването им на безопасно място, далеч от основното ви жилище, за да избегнете пълна загуба от пожар или природно бедствие.
Част 4 от 4: Поддържане на вашата архивна система
Стъпка 1. Бъдете в крак с вашата система
След като създадете вашата система за пълнене, ще искате да продължите да я използвате по предназначение. Забавянето твърде далеч, игнорирането на елементи, които трябва да бъдат подадени или неправилното подаване на елементи, може да отмени упоритата работа, която сте положили. Уверете се, че сте в крак с вашата система за архивиране, за да работи тя за вас.
- Понякога търсенето на файлове, които не са на място, може да ви помогне да поддържате системата си в ред.
- Не пренебрегвайте подаването на вашите активни документи далеч във вашето архивно хранилище за документи.
Стъпка 2. Премахнете старите файлове
Някои файлове са необходими за съхранение за дълъг период от време. Вашата система за архивиране обаче ще има краен размер и ще изисква редовно да премахвате файлове, които вече не са необходими. Редовното премахване на плевелите на вашата файлова система ще ви помогне да поддържате системата в ред и да функционира правилно.
- Много стари финансови документи ще трябва да се съхраняват с години.
- Възможно е старите бюджети, финансови отчети или годишни политики да се съхраняват само за една година.
- Премахването на стари файлове ще създаде място за входящи документи.
- Да се отървете от файловете, които не са необходими, ще улесни намирането на документи, от които се нуждаете.
- Същото важи и за електронните файлове. Изтрийте всички дублирани, остарели или ненужни документи от предишни проекти.
Стъпка 3. Архивирайте стари електронни файлове
Старите файлове, които са все още актуални или един ден могат да бъдат върнати обратно, могат да бъдат архивирани. Това означава да ги съхранявате далеч от стандартната си система за архивиране, но да ги поддържате организирани и достъпни. Помислете за създаване на допълнителна широка категория за архивирани файлове. Преместете неизползваните файлове в тази папка с непокътнато форматиране на подпапката. Ако искате да не държите архивираните файлове на екрана на вашия файл, опитайте да поставите „z“пред името на файла, така че да отиде в долната част на вашия азбучен ред на файловете. Например, можете да го наречете „z_archive“или нещо подобно.
Стъпка 4. Опростете вашата картотека
Подреждането на вашите файлове и поддържането им по този начин могат да бъдат полезни, когато става въпрос за вашето лично организиране. Въпреки това, винаги ще има място за подобрение във вашата система за архивиране. Докато продължавате да работите с вашата система за архивиране, следете за всички подобрения, които можете да направите, за да я направите още по -ефективна.
- Може да искате да се отървете от категориите, които изглежда не използвате.
- Категории, които изглеждат прекалено използвани, може да се наложи да бъдат разделени на по -малки категории.
