Ако някой ви разочарова или ви се случи нещо разочароващо, напълно нормално е да се чувствате разстроени, разочаровани или направо ядосани. Но често най -добрият отговор е да бъдете спокойни и събрани, за да можете да изразите професионално своите притеснения и разочарования. Да изразиш себе си професионално не е трудно, ако запазиш хладнокръвие и запазиш самообладание. Независимо дали решите да съобщите разочарованието си по имейл, писмо или лично, всичко е свързано с използването на правилния език и правилното поведение.
Стъпки
Метод 1 от 3: Изпращане на професионален имейл
Стъпка 1. Използвайте имейл, за да изразите разочарование относно проблем, свързан с работата
Ако сте разочаровани от колега или мениджър, имейлът е чудесен начин да изразите разочарованието си, като същевременно поддържате цифров запис в случай, че възникнат бъдещи проблеми. Можете също да изпратите имейл, ако сте отхвърлени за потенциална възможност за работа.
- Имейлът също е добър начин да съобщите разочарованието си на шефа си, ако той отхвърли искане за нещо като ваканция или идея, която сте предложили.
- Въпреки че може да навреди на чувствата ви, винаги е добра идея да изпратите последващ имейл, след като бъдете отхвърлени за работа.
Стъпка 2. Напишете кратка и директна тема, ако изготвяте оригинален имейл
Бъдете лаконични и ясно посочете за какво става въпрос в имейла в темата. Избягвайте да използвате дълго изречение или груб език, за да направите имейла си по -професионален, така че получателят да го приеме по -сериозно. Изберете тема, която не е по -дълга от 5 думи и я въведете в темата на имейла.
Например, ако пишете имейл на колега за пропуснат краен срок, можете да включите тема, която прилича на „Краен срок за пропусната доставка“
Забележка:
Ако отговаряте на имейл, например имейл, който ви уведомява, че сте отхвърлени за потенциална работа, отговорете на първоначалния имейл, вместо да съставяте нов, така че да имате организиран запис на кореспонденцията си.
Стъпка 3. Започнете имейла си с професионален поздрав, за да зададете тона
Отворете имейла си с официален поздрав, така че да е ясно от самото начало, че вашият имейл е професионален. Изберете поздрав, който е подходящ за връзката ви с човека. Например, ако сте на първо име с мениджър на име Матю Смит, можете да започнете имейла си като „Уважаеми Мат“.
- Ако имате много отворена и непринудена връзка с получателя, можете да кажете нещо от рода на „Хей Мат“.
- Ако пишете имейл на някого, когото никога не сте срещали, започнете с „За кого може да се отнася“.
- За групови имейли с множество получатели, към които искате да се обърнете, просто кажете „Всички“.
Стъпка 4. Добавете кратко удоволствие, за да поддържате имейла приятелски настроен
След като поздравите получателя, направете първия ред на имейла си накратко или приятен обмен, който показва, че сте приятелски настроени, но професионални. Дръжте го накратко и не надхвърляйте 2 или 3 реда малки разговори, преди да стигнете до месото на имейла си.
- Опитайте да започнете с нещо като „Надявам се, че се справяте добре“или „Надявам се този имейл да ви намери добре“.
- Ако връзката ви е небрежна с човека, можете да споменете личен детайл като: „Надявам се, че сте прекарали страхотно на концерта миналия уикенд.“
Стъпка 5. Посочете разочарованието си ясно в тялото на имейла
След като сте подготвили почвата за вашия имейл с поздрав и кратка приятна нотка, преминете към бизнеса да изразите разочарованието си. Кажете им ясно как се чувствате, но запазете езика си официален и избягвайте да използвате сарказъм, заплахи или ругатни, за да изглеждате възможно най -професионални. Избройте всичките си оплаквания и запазете основния текст на имейла си до 1 параграф, ако е възможно, така че имейлът да е фокусиран върху разглежданата тема.
- Например, ако сте били отхвърлени за потенциална работа, бихте могли да кажете нещо като: „Съжалявам да чуя, че сте решили да тръгнете в друга посока. Очаквах с нетърпение възможността, така че съм разочарован от решението да наема някой друг."
- Ако пишете на колега или служител, за да изразите разочарованието си, бихте могли да кажете нещо от рода на: „Забелязах, че определени политики и процедури не са спазени правилно. Политиките съществуват с причина, така че е разочароващо да научим, че са били игнорирани."
Стъпка 6. Поддържайте езика и тона си уважителни през целия имейл
Използвайте официален и уважителен език, за да предадете ясно разочарованието си, без да карате получателя да се чувства така, сякаш го атакувате лично. Представете си как би било възприето писанието, ако е било прочетено от някой друг или ако е станало публично достояние и изработете вашето писание като професионално представяне на себе си.
- Ако изпращате имейл до служител или мениджър, възможно е имейлът ви да бъде споделен с други хора, така че е важно писането ви да е уважително и професионално.
- Например, вместо да казвате нещо от рода на: „Не разбирам какъв е вашият проблем и защо отказвате да следвате процедурата“, кажете нещо от рода на: „Както вече споменахме, процедурите са предназначени да поддържат всички еднакви страница, така че те трябва да бъдат последвани от всички."
Стъпка 7. Завършете имейла си с положителна бележка и призив за действие
Завършете имейла си, като включите информация за действие, като например организиране на среща или покана на получателя да дойде при вас, ако има въпроси. Включете и няколко положителни бележки. Споменете неща, от които се радвате, или похвалите човека за нещо, което е направил добре, за да има чувството, че не просто го упреквате, но имате най -добрия му интерес в сърцето.
- Например, можете да кажете на вашия интервюиращ: „Но аз съм благодарен за възможността да направя интервю с вашата компания. Моля, уведомете ме, ако нещо се отвори в бъдеще!”
- Ако пишете на служител или колега, опитайте нещо от рода на: „Знам, че работите много усилено по този въпрос, просто исках да представя на вашето внимание проблемите, които имам, за да можете да наблюдавате за евентуални бъдещи проблеми."
Стъпка 8. Прочетете имейла на глас, преди да го изпратите, за да чуете как звучи
Отделете малко време, за да прочетете целия си имейл на глас, за да чуете тона на вашето писане и да го коригирате за правописни или граматически грешки. Ако откриете правописни грешки, правописни грешки или тромав език, поправете го! Ако тонът ви е твърде мек или прекалено груб, настройте езика така, че да е професионален, но твърд. Когато сте доволни, изпратете го на човека, за когото е предназначен.
- Можете също така да накарате приятел или колега да прочете имейла ви, преди да го изпратите, за да се уверите, че звучи добре.
- Правописни грешки или липсващи думи наистина могат да отблъснат въздействието на имейла ви, така че отделете време да коригирате писането си.
Метод 2 от 3: Написване на официално писмо за жалба
Стъпка 1. Изпратете писмо до компания или ако не сте успели да получите отговор
Ако сте разочаровани от продукт или поведение на компания, писането на официално писмо с подробно описание на вашата жалба е най -професионалният начин да общувате с тях. Ако не сте успели да се свържете с някого по друг начин, използвайте официално писмо в краен случай, за да изразите разочарованието си и да детайлизирате проблемите си.
Можете също да използвате писмо като последен опит да докажете, че сте се опитали да се свържете с някого, за да обсъдите с него проблема ви
Стъпка 2. Посочете ясно въпроса си в първото изречение
От каквото и да сте разочаровани, направете го ясно веднага, като го поставите в първото изречение на писмото си. Бъдете директни и кратки и заявете ясно и професионално своя проблем или оплакване, за да зададете тона на цялото ви писмо.
- Например, ако пишете на компания, за да се оплачете от политика, която ви засяга, можете да започнете с: „Пиша, за да изразя разочарованието и разочарованието си от политиката за връщане на вашата компания“.
- Ако пишете писмо до някого, до когото не сте успели да се свържете, опитайте да започнете с нещо от рода на: „Пиша това писмо във връзка с това, че не сте отговорили на въпросите ми относно гаранционния ми депозит, след като не можете да се свържете ви по телефона или имейл."
Стъпка 3. Използвайте основната част на писмото си, за да добавите подробности и информация, свързана с вашия проблем
След като заявите разочарованието и проблема си, използвайте останалата част от писмото си, за да добавите конкретни подробности и информация, за да разширите писмото си и да обясните разочарованието си. Споменете всички стъпки, които сте предприели, за да разрешите проблема си, както и усилията, които сте положили, за да се свържете с тях за помощ.
Бакшиш:
Ако сте се опитали да се свържете с тях или те са обещали да отговорят на вашите притеснения, споменете датите, на които сте се опитали да се свържете с тях или те са се ангажирали да отстранят проблема.
Стъпка 4. Избягвайте гневен, саркастичен или заплашителен език в писмото си
В цялото си писмо поддържайте езика и тона си официални и професионални. Никога не използвайте нецензурни думи или заплашителни думи и избягвайте сарказма, така че писането ви да изглежда възможно най -професионално.
- Ако някога трябва да представите писмото си за съдебно дело, искате да изглеждате възможно най -професионално.
- Псуването или използването на насилствен език ще ви накара да изглеждате агресивни и непрофесионални.
Стъпка 5. Включете копия на всички документи, свързани с вашата жалба
Ако имате снимки, договори или други документи, които подкрепят или доказват вашите твърдения, направете копие от тях и ги прикрепете към писмото си. Уверете се, че ги споменавате в писмото си, за да добавите още по -голяма валидност към всичките си твърдения.
Например в писмото си можете да кажете нещо от рода на: „Прикачих снимки на това как изглежда крайният продукт, което, както можете да видите, далеч не е задоволително.“
Стъпка 6. Добавете вашата информация за контакт след вашето заключение
Завършете писмото си с параграф, който обобщава основните ви притеснения и действията, които искате да предприемете, за да ги разрешите. Ако искате човекът или компанията да се свържат с вас, за да се опитат да разрешат проблема или да обсъдят въпроса допълнително, не забравяйте да включите информацията си за връзка в долната част.
- Подпишете писмото с официално затваряне, като „С уважение искрено“, „С уважение“или „С уважение“, последвано от вашето име.
- Дайте телефонния номер или имейл адреса, който искате да използват, за да се свържат с вас.
Стъпка 7. Изпратете писмото със сертифицирана поща, така че да трябва да бъде подписано
Използвайте сертифицирана поща или опция за доставка на писмо, която изисква получателят да се подпише за нея, за да имате доказателство, че е получена. Пазете разписката, в случай че някога се наложи да докажете, че сте им написали писмо или да го предоставите за съдебно дело.
Метод 3 от 3: Професионално говорене с някого
Стъпка 1. Говорете директно с някого, ако не искате това да бъде записано
Ако предпочитате да изразите разочарованието си без хартиена следа или без да се притеснявате, че разговорът ви ще бъде разгледан по-късно, разговорът лице в лице е пътят. Освен това директният разговор с някого ви позволява да прецените реакциите му и добавя по -личен щрих.
- Често също може да бъде много по -бързо просто да говорите с някой, от когото сте разочаровани.
- Говоренето с някого ви позволява да използвате собствения си език на тялото и тона на гласа, за да предадете наистина разочарованието или разочарованието си.
Стъпка 2. Помолете човека да се срещне с вас насаме, за да обсъди проблема
Говорете с човека далеч от други хора, за да можете да се изразявате свободно, без потенциално да ги смущавате. Планирайте среща или ги помолете да се срещнат някъде като конферентна зала, офис или дори кафене, така че да е по -професионално.
- Обадете им се или им изпратете имейл, за да ги попитате кое време и място са най -подходящи за тях.
- Ако попаднете в ситуация, в която не можете да заявите разочарованието си насаме, опитайте се да останете максимално професионални и да държите самообладанието си под контрол.
Бакшиш:
Ако трябва да говорите с тях незабавно, кажете им нещо от рода на: „Имате ли бърз момент? Трябва да говоря с теб."
Стъпка 3. Започнете разговора, като им благодарите и попитате как се справят
Преди да започнете да изразявате разочарованието си, отделете малко време, за да благодарите на човека, който отдели време да се срещне с вас и преценете настроението му. Попитайте ги как се справят и дали са готови да говорят с вас по проблема. Ако изглеждат ядосани или възбудени, опитайте се да ги успокоите или изчакайте да поговорите с тях по -късно. Ако изглеждат добре, продължете и започнете да обсъждате вашия проблем или проблем.
- Започването с десния крак ще помогне разговорът да протече гладко и професионално.
- Например, можете да започнете, като кажете нещо като: „Благодаря ви много за отделеното време. Няма да ми отнеме много време, просто наистина трябва да обсъдя нещо с вас."
Стъпка 4. Изложете жалбата си ясно и директно
Кажете на човека защо сте разочаровани, като използвате специфичен и неемоционален език. Бъдете директни и обективни и избройте всички причини, поради които сте недоволни, но избягвайте да ги упреквате със списък с неправомерни действия. Използвайте спокоен, професионален език, за да предадете чувствата си и да избегнете повишаване на гласа си или използване на нецензурни думи.
- Викането и псуването само ще ви накарат да изглеждате агресивни и непрофесионални.
- Например, кажете им как се чувствате, без да сте прекалено емоционални. Можете да кажете нещо от рода на: „Когато правиш нещо подобно, наистина се чувствам така, сякаш не ти пука за това как ми влияе, и честно казано, това е болезнено и разочароващо.
Стъпка 5. Попитайте ги дали имат въпроси, преди да приключите срещата си
След като изразите разочарованието си и обясните мотивите си, дайте шанс на човека да говори. Попитайте ги дали имат въпроси към вас или ако не са наясно с нещо, което сте им казали, за да няма объркване. След това им благодарете отново за срещата с вас, преди да приключите разговора.
Ако е възможно, предлагайте решения или подобрения за бъдещето
Съвети
- Никога не пишете имейл, не пишете писмо или не разговаряйте, докато сте ядосани. Поемете няколко дъха, за да се успокоите, преди да започнете, за да имате чиста глава.
- Избягвайте разговор с някого пред други хора. Изчакайте, докато са на разположение, за да поговорите и да се срещнете с тях насаме.
