Ако работите в медицински кабинет или започвате собствена практика, планирането на срещи с пациенти е една от най -важните ви задачи. Поддържането на добре организиран график на вашите срещи ще гарантира, че нито един пациент няма да се „изгуби“в системата и че както пациентите, така и лекарите ще имат приятно преживяване в кабинета. Междувременно, увеличаването на производителността във вашия график ще ви позволи да резервирате повече срещи и да увеличите приходите на вашия офис.
Стъпки
Метод 1 от 3: Създаване на система за планиране на срещи
Стъпка 1. Нека пациентите записват срещи по телефона, лично и онлайн
По този начин ще се уверите, че получавате възможно най -много пациенти и няма да загубите потенциални пациенти, които не могат да направят срещи по един конкретен начин. Даването на възможност на хората да записват срещи онлайн също ви позволява да се възползвате от денонощния онлайн достъп и да оставите пациентите да записват срещи след работно време.
- В допълнение към тази допълнителна ефективност, пациентите също обикновено съобщават, че се чувстват по-комфортно и по-малко натоварени от онлайн самопланиране, отколкото от уговорки по телефона.
- Има голямо разнообразие от софтуер за онлайн планиране на срещи, който можете да закупите, за да използвате във вашия офис. Някои от най -популярните програми включват AppointmentPlus, Booker и Thryv. Разбира се, можете също да създадете свой собствен софтуер за планиране, ако имате умения за кодиране и развитие!
Стъпка 2. Предложете на пациентите множество възможности за времеви интервали за назначаването им
Вие ще искате да се уверите, че давате на пациентите си възможно най-много възможности, за да могат те да изберат най-добрия времеви интервал за своя конкретен график. Това може да изглежда очевидно, но е много важно, за да поддържате пациентите си щастливи и да намалите шанса те да се откажат от срещата поради времеви конфликт.
Например, вместо да питате пациента дали вторник в 1:00 работи за тях, дайте му възможност да избере всеки наличен времеви интервал, който работи за него, като вторник от 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, или 4: 00-5: 00
Стъпка 3. Премахнете информацията за контакт на всеки планиран пациент
Ще трябва да можете да се свържете с тях, за да им напомните за предстояща среща или да разсрочите следващата си резервация. Уверете се, че сте поискали телефонния номер, имейл адреса и пощенския адрес на лицето при първото записване на срещата.
Ако лицето направи уговорката лично или по телефона, просто го помолете за тази информация. Ако направят своя час онлайн, не забравяйте да включите област във вашия онлайн портал за информация за контакт с пациента
Стъпка 4. Изпращайте напомняния на пациентите ден преди назначаването им
Ако пациентите забравят часа за назначаване и не се появят, това води до огромен блок от загубено време във вашия график. Използването на напомняния намалява риска пациентите да не се явят на срещите си и по този начин помага да се предотврати тази загуба на време.
- Обаждането или изпращането на SMS на пациенти е най -добрият тип напомняне, тъй като е по -вероятно да забележат входящо обаждане или текст, отколкото да видят нов имейл за кратък период от време.
- Използването на система за напомняне може също да увеличи отмяната и разсрочването на нежелани срещи, което може да доведе до това пациентите да се чувстват по -добре контролирани и по този начин по -удовлетворени от времето за назначаване.
Стъпка 5. Назначете график за срещи за вашия офис
Ако не сте единствено отговорни за поддържането на графика за срещи във вашия офис, наемете или определете някой за главен график за срещи. Прехвърлянето на отговорността за насрочване на срещи с 1 човек ще позволи по -регламентирана процедура за планиране и ще доведе до график, който да отразява по -добре нуждите на пациентите и предпочитанията на отделните лекари.
Например, ако 1 човек отговаря за планирането на срещи, той може да се съсредоточи върху неща като съвпадение на конкретни пациенти или състояния с конкретни лекари, вместо да разделя вниманието им между няколко задачи
Метод 2 от 3: Триадиране на пациенти в графика
Стъпка 1. Групирайте пациенти със сходни състояния или проблеми в същия ден
Лекарите обикновено оценяват лечението на подобни пациенти гръб към гръб, тъй като добавя последователност в работата им и ги поставя в по-фокусиран медицински начин на мислене. По този начин организирането на вашия график за срещи по този начин едновременно ще направи лекарите във вашия офис по -щастливи и ще позволи на вашите пациенти да получат по -ефективно лечение.
Например, ако има няколко пациенти, които насрочват срещи за кожни заболявания през определена седмица, опитайте се да ги настроите така, че всичките им назначения да падат в един и същи ден от същата седмица
Стъпка 2. Използвайте триажна диаграма, за да дадете приоритет на срещите въз основа на сериозността
Диаграмата трябва да включва критерии като докладвани симптоми, спешност на срещата и продължителност на срещата. Когато добавяте нова среща към графика, вижте тази диаграма, за да определите дали да резервирате срещата в същия ден, през следващите няколко дни или в рамките на следващите няколко седмици.
- Например, ако човек се обади за уговорка и съобщи за симптоми като силна болка и задух, включете го в графика възможно най -скоро, тъй като състоянието му може да бъде много тежко.
- Ако няма място в графика, за да видите незабавно някой с спешно състояние и трябва да пренасрочите среща на друг пациент, можете също да използвате диаграмата, за да определите кои срещи могат да бъдат отложени.
Стъпка 3. Избягвайте двойно записване на нови пациенти и пациенти със сложни проблеми
Тези срещи ще изискват повече време и внимание, отколкото нуждите на завръщащите се пациенти. Вместо това планирайте „работещите“пациенти, които изискват малко внимание, заедно с новите пациенти, така че медицинските сестри да могат да извършат първоначалния преглед на нов пациент, докато лекарят работи с натоварения пациент.
- Въпреки че двойното резервиране по този начин може да ви помогне да видите повече пациенти за един ден, това може да ви накара да срещнете проблеми, когато възникнат неочаквани обстоятелства. Сведете двойното резервиране до минимум, за да избегнете проблеми.
- Планирането на „работещи“пациенти също е добро средство за изпробване на пациентите въз основа на техните нужди и оставяне на повече място за срещи за тези с по-сериозни проблеми.
Стъпка 4. Планирайте графика си около сезонните колебания в нуждите на пациента
Въз основа на демографските данни на вашата клиентела, вероятно ще видите редовно да се записват много срещи по едно и също време на годината. Използвайте миналия опит, за да предвидите тези сезонни колебания и оставете достатъчно място в графика, за да отговорите на нуждите на вашите пациенти.
- Например, може да видите голям брой хора, които насрочват контролни прегледи за децата си в началото на новата учебна година, което ще изисква да се опитвате да оставяте място за тези срещи преди и след училище всеки ден.
- Като цяло най-натоварените периоди от годината в лекарските кабинети включват началото на нова учебна година (т.е. август), алергичния сезон (т.е. април-юни) и грипния сезон (т.е. октомври-февруари).
Метод 3 от 3: Поддържане на ефективен график за назначаване
Стъпка 1. Създайте седмична времева линия, за да организирате графика си
Вашата времева линия трябва да включва информация като колко пациенти вашият офис трябва да планира всяка седмица, колко часа могат да работят членовете на персонала и колко дни пациентът може да изчака, преди да посети лекар. Наличието на тази информация във вашата хронология ще ви помогне да балансирате нуждите на пациентите с тези на вашите офис служители.
Например, ако знаете, че вече сте планирали достатъчно пациенти, за да задоволите нуждите на кабинета си за една седмица, тогава можете да дадете приоритет на планирането на пациенти, които нямат спешни състояния през следващата седмица
Стъпка 2. Използвайте модифициран график на вълните, за да избегнете натрупване на пациент
В този модел на планиране, срещите за пациенти се групират близо до началото на часа, а края на часа се оставя отворен. При този вид график отвореното пространство в края на часа работи като буфер, когато срещите продължават по -дълго от очакваното или възникнат други непредвидени обстоятелства.
- Модифицираният модел за планиране на вълни драстично ще намали времето за изчакване на пациента, като по този начин ще доведе до по -голяма цялостна удовлетвореност на пациента.
- Ако имате свободно време в края на часа, можете да го използвате, за да наваксате с други задачи в офиса, като подаване на документи, телефонни обаждания или дори провеждане на срещи с персонала.
Стъпка 3. Използвайте списък с чакащи, за да избегнете загуба на място в графика след отмяна
Като имате списък с чакащи, можете да добавите пациенти към графика в последната минута, ако предварително записан час е отменен. Това ще намали времето и приходите, които вашият офис ще загуби, когато пациент ви анулира.
Създайте своя списък с чакащи в цифров формат и го настройте така, че да можете незабавно да изпратите текст или имейл на пациенти в списъка, когато се отвори слот за график. Това е много по -ефективно от това да се налага да се свързвате по телефона с пациентите в списъка
Стъпка 4. Задайте времената на пристигане 20 минути по -рано от часовете за уговорки
Това ще даде на персонала на пункта за регистрация достатъчно време да събере цялата необходима информация от пациент преди планираната среща с лекаря. По този начин организирането на часове за срещи предотвратява закъсненията, които могат да отхвърлят целодневния график.
