Планирането на среща в кметството по здравословен въпрос по същество не се различава от планирането на кметство по всеки друг въпрос, освен в състава на публиката и типовете участници, които ще говорят на събитието. Независимо от това, има много неща, които се влагат в успешното планиране на всякакво събрание на кметството. Ще трябва да работите усилено, да наемете важни заинтересовани страни и да се уверите, че сте си дали достатъчно време, за да осигурите вниманието на пресата и общността.
Стъпки
Част 1 от 3: Полагане на основите
Стъпка 1. Сформирайте комитет за планиране
Идеята зад комитет по планиране е силата на числата. Има няколко въпроса, свързани със здравеопазването, които не засягат повече от една организация. Трябва да идентифицирате други организации в общността, занимаващи се с вашия проблем, да убедите важни членове в ползите от кметството и да ги наемете във вашия комитет по планиране.
- Например, ако проблемът, който ви тревожи, беше храненето в детска възраст, някои обществени организации, занимаващи се с този въпрос, може да са училища, педиатри, хранителни банки, църкви, фермери и дневни грижи.
- Саморекламата може да бъде изключително убедителен мотиватор. Подходете към целевите организации от гледна точка, обяснявайки как участието в кметството може да бъде от полза конкретно за тях.
Стъпка 2. Локализирайте проблемите
Много по -лесно е да се притеснявате за проблем, който ви засяга директно. За да направите темата на вашето кметство по -непосредствена и завладяваща, подчертайте местното въздействие на въпроса, а не националното или глобалното въздействие.
- Например, ако вашият град или държава имат висок процент на инфекция с ХИВ или висок процент на затлъстяване, трябва да подчертаете проблемите, с които вашето населено място ще се сблъска в резултат, а не проблемите, които идват от диагностицирането на ХИВ или затлъстяването като цяло.
- Така че бихте могли да кажете: „Град Филаделфия ще трябва да плати 3,5 милиарда долара повече за разходи за здравеопазване през следващите 15 години поради високия ни процент на затлъстяване“, а не „Затлъстяването води до по -високи разходи за здравеопазване“.
Стъпка 3. Определете целите
Целите на вашата среща ще определят формата, кого ще поканите и как ще го популяризирате. Терминът „кметство“означава само вид среща, на която отворените въпроси и отговори от обществеността съставляват по -голямата част от срещата.
Целите на вашата среща могат да бъдат информация, застъпничество за определена позиция или даване на обратна връзка на политически кандидати. Докато срещите на политически кандидати и застъпници вероятно привличат най -голямо внимание, те не са непременно най -доброто за вашия проблем. Например, ако общественото мнение е в разрез с политическите цели на вашата организация, информационната среща може да бъде по -добра стратегия за промяна на мненията според вашите нужди
Стъпка 4. Изберете формат
Традиционният формат на кметството е за панел от три до пет оратора плюс модератор, който да представи кратки въведения с подробности за техния произход и позиции. След това модератор отваря въпроси към публиката. Докато аудиторията може да задава въпроси на определен участник, модераторът трябва да действа като фасилитатор и ако смятат, че програмата ще бъде усъвършенствана, като зададе същия въпрос на множество участници, те трябва. Други формати могат да включват:
- Чист формат на въпроси и отговори. Това може да е добре за форума на кандидата.
- Анонимен формат на въпроси, при който въпросите се изпращат предварително, а модераторът избира кои въпроси да представи на панела. Този формат може да бъде добър за противоречиви теми.
Част 2 от 3: Привличане на срещата заедно
Стъпка 1. Изберете място, дата и час
Мястото на срещата трябва да бъде на централизирано, неутрално, достъпно за хора с увреждания място. Църквите, библиотеките, правителствените сгради и читалищата са добър избор. Уверете се, че той не противоречи на друго популярно събитие в общността, и го провеждайте в момент, когато много хора ще могат да присъстват-през уикенда, или ако през седмицата, вечер.
- Добро правило е винаги да избирате малко малко място. Претъпканото място създава впечатление за активност и популярност, което винаги е по -добро от алтернативата.
- Направете събитието безплатно или с номинална цена, но насърчете присъстващите да отговорят-Facebook страница, имейл адрес или телефонен номер да се обадят са лесни и евтини начини за това. Да предположим, че две трети от „майбите“няма да се покажат.
- Уверете се, че имате алтернативно място за среща само в случай, че планираното ви място се провали.
Стъпка 2. Поканете участници в дискусията
Участниците в дискусиите са един от най -важните фактори, допринасящи за успеха или провала на кметството. Въпреки че е най -добре да имате забележителни лица в панела си, това не винаги е опция. Следващото най-добро нещо е да имате участници, представляващи забележителни организации и/или участници със забележителен опит-това придава на събитието повече доверие.
- Потърсете избрани служители, учени, църковни и обществени лидери и доставчици на лечение.
- Това е друга област, в която разнообразен комитет по планиране може да бъде полезен. Колкото по -далечни са връзките на членовете на общността за планиране, толкова по -голяма е вероятността да се докоснете до разнообразен и вълнуващ панел от експерти.
- Не отхвърляйте личностния фактор, когато каните участници в дискусиите. Участниците в дискусиите трябва да бъдат достатъчно надеждни, за да доведат хората до кметството, но те трябва да бъдат достатъчно вълнуващи, така че хората да говорят за кметството ви дълго след като приключи.
Стъпка 3. Наемете модератор
Модераторите са друг важен фактор за успеха на кметството. Модераторът трябва да има уважението на участниците в дискусията и публиката, заедно с темперамента, за да намали напрежението и да ускори дискусията.
Мислете за модератор като MC-те трябва да са харизматични, но не толкова харизматични, че да засенчват участниците в дискусията или да доминират в дискусията. Членове на медиите, пенсионирани съдии и адвокати и духовници могат да бъдат добри кандидати
Стъпка 4. Опишете участниците в дискусиите
Уверете се, че вашите участници знаят за формата на кметството, останалите участници, очакваната избирателна активност и темите в дневния ред. Стига да имат желание, подгответе ги да говорят с медиите след това.
Добра идея е вашите участници да пристигнат четиридесет и пет минути до час по-рано, за да можете да прегледате формата и темите за последен път
Стъпка 5. Съберете персонал
Необходими са определени ключови служители, за да се гарантира, че срещата протича гладко. Трябва да имате някой, с когото да говорите с медиите, да настаните гостите и да предадете материали като дневния ред на заседанията на участниците и гостите.
Всичко това са чудесни работни места за доброволци
Стъпка 6. Подгответе предварително материали
Без значение какъв е размерът на срещата ви, ще ви трябват някои печатни материали, които да предадете на гостите, пресата и участниците в дискусиите. Видът на срещата, която провеждате, ще диктува конкретните видове материали. Например:
- Ако провеждате информационна среща, добра идея е да отпечатате справочници или брошури, които да докоснат част от информацията, която ще покриете в кметството. Например, ако вашият проблем е ХИВ във вашата общност, тогава отпечатайте справка, която обхваща някои важни статистически данни за въздействието на ХИВ на местно ниво.
- Кметството с политически кандидати или длъжностни лица може да включва информация за позициите и партиите на кандидатите или длъжностните лица във връзка с вашия здравен проблем.
Част 3 от 3: Подготовка за срещата
Стъпка 1. Уверете се, че носителят се показва
Пресата е от решаващо значение за успешното кметство. Независимо дали кметството е фокусирано върху застъпничество по въпросите, разпространение на информация или политически форум, неговата известност ще повлияе на успеха на тези цели и способността ви да събирате кметства в бъдеще.
- Ще трябва да напишете прессъобщения, да идентифицирате репортерите, които отразяват истории за здравето, обществените дела или политиката, и да се свързвате с тях на редовни интервали.
- Съобщение за пресата е прост документ, изпратен до медийни организации, който обяснява събитие и защо е забележително. Съобщението за пресата обикновено е по -малко от страница.
- Новините са за текущи събития, така че трябва да се уверите, че сте подчертали пред репортерите защо кметството е събитие, което трябва да бъде отразено сега, а не по -късно. Например, затлъстяването винаги е проблем, но това прави новини само когато се публикува проучване, което има за цел да покаже друга причина, поради която е лошо.
Стъпка 2. Обърнете се към организации с еднакво мислене
Членовете на вашия комитет по планиране, участниците в панела и членовете на свързани организации, които не са пряка част от кметството, трябва да бъдат култивирани, за да популяризират събитието.
Не забравяйте да използвате ресурси като университетски кампуси, болници и правителствени агенции. Публикувайте флаери, публикуващи събитието на тези места. Те могат да бъдат чудесен начин за увеличаване на посещаемостта
Стъпка 3. Натиснете социалните медии
Не забравяйте обширната мрежа от групи проблеми във Facebook и други социални медии. Не се обръщайте само към тухлени и хоросанови организации с хора на заплата. Публикувайте във Facebook групи, блогове и табла за съобщения на заинтересовани и сродни организации.
Уверете се, че вашите участници и членове също популяризират събитието в Twitter, Facebook и Instagram
Стъпка 4. Съберете пресови пакети
Пакет за пресата се отличава от съобщението за пресата по това, че представлява пакет материали, дадени на репортерите в деня на събитието, а не стимул за отразяване на събитие. Тя трябва да включва:
- Съобщението за пресата.
- Биографии на участниците в дискусиите и лекторите.
- Информация по темата, включително съответните проучвания, статистически данни и лични истории на засегнатите лица.
Стъпка 5. Очаквайте неочакваното
Понякога панелистите не се показват. Понякога протестиращите заливат мястото. Снежна буря може да докосне района от нищото. Като организатор на събития трябва да планирате тези непредвидени ситуации, като резервирате алтернативни лектори или насрочите алтернативни дати.
- Ако кметството ви е затрупано от протестиращи, може да е подходяща промяна във формата. Ако оригиналният формат е отворен въпрос и отговор, вместо това вземете предварителни въпроси. Ако протестиращите са навън, поканете ги и променете формата, за да ускорите подаването на въпроси.
- Подредете алтернативни оратори от вашата организация или участващи организации, само в случай, че планиран лектор не се показва. Ако кметството е форум между политически кандидати, безпощадно го подчертавайте пред медиите-което ще ги накара да пожелаят да са се явили.
