Съгласно Закона за безопасност и здраве при работа (OSHA), вашите служители имат право да ви предадат за всякакъв брой нарушения на безопасността, свързани с работата, включително използване на опасни материали, противопожарна защита или излагане на шум. Знанието как да отговорите на жалба по OSHA и наличието на съществуващ набор от процедури ще помогне на вашата компания да остане в бизнеса и да отговори на всички регулаторни нужди, адресирани от жалбата.
Стъпки
Част 1 от 4: Реагиране на първоначалното телефонно обаждане
Стъпка 1. Не изпадайте в паника
Получаването на оплакване от OSHA вероятно ще ви шокира, но не се паникьосвайте! Всичко, което трябва да направите, е да запазите спокойствие и уважение, да слушате внимателно и да следвате инструкциите, да направите всички необходими промени и да изпратите писмо за отговор, което показва това. Всъщност вашата жалба по OSHA трябва да бъде разрешена в рамките на няколко дни.
Стъпка 2. Слушайте внимателно
Когато получите първоначалното телефонно обаждане, което ви уведомява за жалбата на OSHA, изслушайте много внимателно представителя по телефона. Избягвайте да задавате въпроси! Просто бъдете максимално професионални и запишете цялата информация.
Стъпка 3. Въздържайте се от признаване или обяснение на нещо
Докато разговаряте по телефона с представителя, въздържайте се да признавате, да отричате или да обяснявате по друг начин. Сега не е моментът за това. Просто слушайте и приемайте възможно най -много информация. По време на това телефонно обаждане задръжте езика си.
Може да кажете нещо от рода на „Не мога нито да потвърдя, нито да отрека тези твърдения“, или просто: „Политиката на нашата компания не отговаря веднага.“
Стъпка 4. Изразете искрена загриженост
След като чуете какво има да каже представителят, отделете малко време, за да изразите искрена, професионална загриженост. Илюстрирайте, че приемате това оплакване много сериозно.
Можете да заявите загрижеността си много директно, като кажете: "Приемам това оплакване много сериозно. Безопасността на моите служители и работното място е много важна за мен."
Стъпка 5. Обявете намерението си да се съобразите
Обяснете, че възнамерявате да прегледате внимателно твърденията, когато получите официалното писмо за жалба, и спазвайте указанията, посочени в него. Пояснете ясно, че ще направите всичко необходимо, за да разрешите тази жалба и да поправите ситуацията.
Може да кажете: „Имам всяко намерение да разгледам този въпрос и да отстраня всички проблеми възможно най -скоро“
Стъпка 6. Благодарете на представителя на OSHA
В края на телефонното си обаждане не забравяйте да благодарите на представителя за отделеното време. Това помага да се затвори комуникацията на положителна и професионална нота.
Част 2 от 4: Отговор на писмото за жалба
Стъпка 1. Прегледайте стандартите на OSHA, цитирани в писмото
Много скоро след обаждането ви трябва да получите факс кореспонденция от OSHA. Това е вашето официално писмо за жалба. Прегледайте това писмо много внимателно и определете естеството на жалбата.
Стъпка 2. Публикувайте копие от жалбата си
Съгласно инструкциите на OSHA, трябва да публикувате копие от писмото си за жалба на дъската за обяви на компанията, където всички служители могат да го видят.
- Цитатът трябва да остане публикуван в продължение на три работни дни (с изключение на уикендите или празниците) или докато проблемът бъде отстранен.
- Това трябва да се направи дори ако оспорите цитата.
Стъпка 3. Подпишете и изпратете по факс своя „Сертификат за публикуване
„След като сте публикували копие от това писмо, където вашите служители могат да видят, подпишете включения„ Удостоверение за публикуване “и го изпратете по факс обратно на посочения номер. Пазете разписката си за факс като доказателство.
Стъпка 4. Разследвайте твърденията
Разгледайте всеки елемент от жалбата OSHA възможно най -задълбочено. Дори ако сте разстроени от жалбата, или не поставяте много акции в нейната легитимност, потърсете области, които трябва да бъдат разгледани или подобрени.
Стъпка 5. Приведете в действие своя план за корекция
След като сте проучили всички потенциални проблеми, измислете план за отстраняването им и незабавно приведете плана си в действие. Запишете всички важни промени чрез снимки, разписки или друга документация.
Част 3 от 4: Изготвяне на вашето писмо за отговор
Стъпка 1. Действайте бързо
Трябва да съставите писмото си с отговор не повече от три дни след получаване на писмото за жалба. След като жалбата бъде получена, имате само пет дни, за да разгледате напълно ситуацията и да изпратите отговор, така че не губете време.
Стъпка 2. Използвайте ясен формат
Погледнете внимателно начина на оформяне на вашето писмо за жалба, отбележете използваната формулировка и обърнете внимание на тона. Ще искате да съответствате както на формата, така и на тона на писмото, което сте получили.
- Изпратете писмото си, отразяващо информацията за писмото за жалба, което сте получили (включително името на представител, подписал вашето писмо за жалба).
- Включете официалния си номер на жалба в темата.
- Съпоставете поздрава на вашето писмо с този, използван в писмото за жалба.
- Посочете намеренията си с писмото (напр. Да разгледате твърденията и да представите констатациите си) във вашето въведение.
Стъпка 3. Ограничете се до фактите
В останалата част от вашето писмо изложете фактите възможно най -просто и ясно. Тук не е мястото да говорите лошо за служител, да се опитвате да отречете обвиненията или да се опитвате да обвинявате другите. Жалбата ви ще бъде разрешена най -бързо, ако просто се обърнете към таксите и обясните какво сте направили, за да поправите ситуацията.
Например, можете да кажете: „На 5 ноември получих жалба OSHA номер 2845. През следващите два дни разследвахме цитати 1-3 и установихме коригиращи действия. На 7 ноември поправихме цитат 1 (неправилна употреба на аспиратора) чрез подмяна на оборудването (вижте приложената разписка и снимка)."
Стъпка 4. Осигурете документация
Изпратете вашето писмо заедно с всички допълнителни документи, които ще ви помогнат да приключите делото си. Това може да включва поръчки за покупка, разписки, резултати от мониторинг, информация за контакт на доставчик/изпълнител, снимки или всеки друг документ, който потвърждава направените от вас промени.
Стъпка 5. Изпратете писмото
Уговорете писмото да бъде изпратено от Certified Mail (с искане за подпис на разписка) или от частен куриер. Не забравяйте за вашия петдневен срок!
Стъпка 6. Обадете се и последвайте
Ако не сте чули нищо по жалбата си до края на три работни дни след очакваната дата на получаване, обадете се и се свържете с нас. Подгответе номера на делото си и поискайте доклад за състоянието.
Стъпка 7. Подгответе се за проверка
Възможно е инспектор на OSHA да се появи без предупреждение във вашето заведение. Бъдете любезни, професионални и учтиви и отговаряйте само на конкретни въпроси, адресирани от инспектора.
Стъпка 8. Платете всички санкции
В зависимост от естеството и тежестта на жалбата може да бъдете помолени да платите и неустойка. Тази неустойка трябва да бъде платена в рамките на 15 работни дни след получаване на цитат чрез изпращане на чек директно до OSHA. Докато не получите плащането си, вашият случай няма да бъде разрешен.
Част 4 от 4: Оспорване на жалба OSHA
Стъпка 1. Поискайте неофициална конференция
Ако обмисляте да оспорите жалбата си, силно се препоръчва да се обадите и да поискате неофициална конференция с местен представител на OSHA. По време на тази конференция ще можете да разберете по -добре естеството на вашето нарушение, да обсъдите методите за коригиране, да обсъдите възможностите за уреждане и евентуално дори да разрешите спорни цитати и санкции.
Това може да се направи и ако имате намерение да спазвате напълно или ако не сте сигурни какъв курс да вземете
Стъпка 2. Изгответе и изпратете „Известие за намерение за оспорване
”Ако сте стигнали до заключението, че който и да е елемент от жалбата е неоснователен, или ако не сте съгласни нито с определената такса, нито с датата на намаляване, трябва да подадете официално Известие за намерение за оспорване в рамките на 15 работни дни от получаването на вашето цитиране. Писмото ви трябва да посочва точно какво се оспорва-цитатът, част от цитата, размера на таксата или датата на отслабване-възможно най-ясно. След това изпратете това известие чрез сертифицирана поща.
Например, бихте могли да кажете: „Искам да оспоря цитираното и наказание, предложено за точки 2 и 3 от цитата, издаден на 5 ноември 2015 г.“
Стъпка 3. Изчакайте OSHRC да насрочи изслушване
Веднага щом Вашето Известие за намерение за оспорване бъде получено, вашият случай официално ще бъде в съдебно производство. Датите за намаляване и такса ще бъдат преустановени, докато не бъде взето решение, а делото ви бъде препратено до OSHRC. OSHRC е независима агенция, отделена от Министерството на труда. OSHRC ще насрочи изслушване за вашия случай.
Стъпка 4. Присъствайте на изслушването
След като датата на изслушването ви бъде определена, ще искате да започнете подготовката за изслушването си и да се уверите, че можете да присъствате. Може да искате да получите правен съвет, който ще ви помогне да представите своя случай. И работодателите, и служителите имат право да участват в това изслушване.
Стъпка 5. Изберете да приемете или обжалвате решението
На това изслушване ще бъде взето решение, като или потвърди първоначалното цитиране и такси, да ги промени, за да отчете конкретното ви оспорване, или да ги отхвърли. След това всяка от страните има възможност да приеме решението или да подаде жалба за по -нататъшно разследване от OSHRC. Ако случаят все още не е разрешен, той ще премине към Федералния окръжен съд.
Съвети
- Уважавайте правата на вашите служители да подават жалба по OSHA. Раздел 11, буква в) от Закона за безопасност и здраве при работа забранява на всеки бизнес да пуска служител или да му отмъщава поради свирене или подаване на жалба по OSHA.
- Не задавайте въпроси и не се оправдавайте, когато се занимавате с OSHA. Вместо това бъдете ясни и сбити в комуникацията си с тях и се справяйте само с жалбата.
- Ако следовател на OSHA се появи във вашия бизнес, не сте длъжни да го пуснете, докато целият ръководен персонал не е на място. Информирайте всички рецепционисти и охранители за този факт.
- Ако този проблем не бъде решен бързо, може да поискате да получите правен съвет.
