Как да въведем промени в процедурите на работното място: 11 стъпки

Съдържание:

Как да въведем промени в процедурите на работното място: 11 стъпки
Как да въведем промени в процедурите на работното място: 11 стъпки

Видео: Как да въведем промени в процедурите на работното място: 11 стъпки

Видео: Как да въведем промени в процедурите на работното място: 11 стъпки
Видео: Настя и сборник весёлых историй 2024, Март
Anonim

Промените в процедурите на работното място обикновено дават положителни резултати, спестявайки време и пари на компанията или насърчавайки по -положителна работна среда. Промяната е вълнуваща за тези, които се адаптират лесно към нея, но за някои служители промяната може да е непозната, разстройваща или дори плашеща. Може да им е трудно да приемат неизвестното, причинявайки дистрес, или да развият притеснения относно придържането към новите политики. Като лидер на работното място, вашата работа е да се уверите, че всеки преход протича възможно най -гладко. Научаването как да въвеждате и прилагате нови процедури на работното място ще помогне на вашите служители да преминат ефективно към промените, като същевременно поддържат висок морал на работното място.

Стъпки

Част 1 от 3: Проектиране на процедурни промени

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 1
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 1

Стъпка 1. Бъдете наясно с разходите

Ако прилагате процедурна промяна, за да спестите пари през следващите няколко години, това може да изглежда като ясен избор. Но ако тази промяна ще изисква скъпо инсталиране на ново оборудване, значително преквалифициране на персонал или наемане на нови служители за поемане на нови роли, може да се наложи да сравните разходите, за да видите дали те надвишават дългосрочните спестявания и ползи. Говорете със счетоводител за относителните разходи спрямо дългосрочните спестявания, за да определите дали вашата компания може да си позволи да приложи тези промени, или опитайте да извършите прост анализ на разходите и ползите.

  • Анализът на разходите и ползите сравнява очакваните разходи с очакваните ползи, за да определи най-добрия и икономически ефективен план.
  • За да извършите прост анализ на разходите и ползите, разделете лист хартия на две колони. Избройте ползите в една колона и разходите в другата колона. Сравнете двата списъка, за да видите кой начин на действие е най-изгоден и рентабилен.
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 2
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 2

Стъпка 2. Улеснете въвеждането

Дори ако процедурните промени, които въвеждате, коренно ще променят начина на работа на вашия бизнес, важно е тези промени да бъдат лесни за въвеждане и изпълнение. Ако е възможно, опитайте се да приложите новите промени на етапи или фази. По този начин вашите служители ще бъдат по -лесни за адаптиране и адаптиране към новите процедури.

Ако е възможно, въведете промените по начин, който позволява на служителите да се коригират стъпка по стъпка. Опитайте да залитите новите процедурни промени в продължение на няколко седмици или дори месеци, за да осигурите оптимална адаптация

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 3
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 3

Стъпка 3. Измерете успеха му

Значителни процедурни промени трябва да бъдат направени по причина. След като определите защо правите тези промени, е важно да намерите начин да измерите относителния успех на промените. Ако се очаква промените да спестят разходи, тогава направете сравнение на разходите, за да оцените колко ефективни са промените след няколко месеца. Ако се очаква промените да подобрят удовлетвореността на клиентите, тогава направете анкети и следете броя на завръщащите се клиенти, които са доволни от направените от вас промени.

Помислете за използване на безплатен или евтин финансов инструмент за проследяване на успеха на вашата компания преди и след въвеждането на промените. Можете да намерите безплатни инструменти онлайн като inDinero или Corelytics или да се абонирате за по-задълбочена месечна услуга от същите тези доставчици

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 4
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 4

Стъпка 4. Имайте план за бягство

Очевидно вашата надежда с новите процедурни промени е, че това ще подобри нещата на работното място. Но какво правите, ако се случи обратното? Всеки добър план за процедурни промени трябва да има резервен план или, ако всичко друго се провали, план за бягство, за да се откажат напълно от промените.

  • Решете дали по подразбиране ще се върнете към старите процедури в случай, че новите промени се провалят, или ще внедрите резервен план. Ако избирате резервен план, имайте конкретни планове за всеки случай.
  • Може да избягвате да казвате на служителите си, че имате резервен план или че можете да се върнете към старите процедури. Казването им на тези неща може да ви накара да изглеждате слаби или неефективни като лидер и това може да увеличи съпротивата на служителите към промените, ако те знаят, че достатъчно гласна опозиция ще върне нещата обратно в това, което са били.

Част 2 от 3: Поддържане на доверие и контрол

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 5
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 5

Стъпка 1. Предайте своята визия

Ако смятате, че процедурните промени, които правите, ще подобрят компанията и/или работното място, уведомете това. Уведомете служителите си как си представяте компанията след една година и изложете стратегиите (включително тези процедурни промени), които ще помогнат да се доведе компанията там, където смятате, че трябва да бъде.

  • Споделете визията си с вашите служители. Бъдете ясни и сбити, когато описвате какво искате за вашата компания.
  • Разберете вашите служители.
  • Дайте възможност на служителите си, като им позволите да изразят своите мисли, притеснения и цялостна обратна връзка относно промените, които предлагате. Не губете обаче организационната структура на вашата компания.
  • Решете дали би било най -добре да съобщите своята визия и да обявите промени лично или по имейл. Въпросите по спешност се изпращат най -добре лично, а писмените/имейл съобщенията могат лесно да бъдат игнорирани.

ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant

Help prepare the workforce ahead of time

Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 6
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 6

Стъпка 2. Продайте промяната

Без значение какви процедурни промени на работното място се опитвате да внедрите, може да не е достатъчно просто да кажете на служителите си „Така ще бъде оттук нататък“. Като лидер, вашата роля е да ръководите, а това означава да накарате служителите си да стоят 100%зад вас. След като обявите промените, продайте ги на служителите си. Помогнете им да разберат защо тези промени са добри за компанията и в крайна сметка са добри за служителите.

  • Нека вашите работници знаят вашата (или компанията) мотивация за прилагане на тези промени. Ако промените ще спестят пари, кажете го. Ако те ще създадат по -добра работна среда, нека всички знаят. Без значение каква е мотивацията, дайте ясно да се разбере, че предимствата на тези промени ще надвишат разходите и проблемите при внедряването.
  • Посочете защо старият начин да правите нещата е неправилен или неефективен. Ясният контраст може да улесни служителите да разберат защо тази промяна е необходима.
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 7
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 7

Стъпка 3. Премахнете всяка несигурност

Една от най -големите причини служителите да се противопоставят на промяната е страхът, който изпитват за неизвестното. Ако има някаква несигурност относно това как ще функционира ежедневният бизнес или относно много специфичните роли, които вие и вашите служители ще играете в тези промени, ще трябва да премахнете тези несигурности. Можете да направите това, като предвидите въпроси, съмнения и страхове, които може да имат вашите служители, и ги облекчете, преди да се появят.

  • Бъдете внимателни при планирането си как ще функционира бизнесът и какви (ако има такива) промени ще настъпят в ролите на вашите служители. Кажете им, че техните роли няма да се променят, или ако техните роли ще бъдат засегнати по някакъв начин, тогава бъдете ясни за това от самото начало.
  • Опитайте се да формулирате процедурни промени по начин, по който служителите ще видят тези промени като подобрение в начина им на работа. Ако премахнете съмнението, което заобикаля неясни процедурни съобщения и преформулирате тези промени като начин за създаване на по-добра работна среда или по-плавен ред на работа, вашите служители най-вероятно ще бъдат по-скоро на борда.

ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ

Lily Zheng, MA
Lily Zheng, MA

Lily Zheng, MA

Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.

Лили Женг, MA
Лили Женг, MA

Lily Zheng, MA Консултант по многообразието, справедливостта и включването

Нашият експерт е съгласен:

Тъй като процедурните промени се прилагат и се въвеждат нови правила или насоки, бъдете ясни за кои аспекти на промяната няма да се договаря и кои имат вградена гъвкавост. Например, можете да кажете,"

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 8
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 8

Стъпка 4. Времето е точно

Някои бизнес експерти съветват, че моментът на процедурно обявяване може да бъде най -големият фактор за привличане на служители. Няма ясно определено правило кога е подходящият момент, тъй като всяка ситуация и работно място са различни, но осъзнаването на това как промените засягат вашите служители може да ви помогне да определите времето за обявяване и внедряване малко по-добре.

  • Ако новите процедури ще изискват допълнително обучение, опитайте се да определите времето за прилагане на тези процедури по начин, който дава на служителите ви достатъчно време за подготовка. Например, не обявявайте нови процедури в петък, ако те влязат в сила от следващия понеделник. Това може да наложи служителите да дойдат през уикенда за обучение или да се борят, за да разберат нещата в деня, в който промените влизат в сила.
  • Ако е възможно, обявете процедурни промени няколко седмици преди те да настъпят. Това ще даде възможност на всеки да прочете новите процедури, да разбере как се различават от старите и да научи как да направи необходимите промени.

Част 3 от 3: Прилагане на промените

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 9
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 9

Стъпка 1. Не губете идентичността на вашата компания

Процедурните промени обикновено са добри, но те не трябва да бъдат толкова радикални, че служителите ви вече да не разпознават компанията - поне не за една нощ. Не забравяйте, че в допълнение към комфорта в познатото, много от вашите служители може да са лоялни и отдадени на компанията заради нейния имидж/идентичност или нейната първоначална мисия. Добре е да изместите тези аспекти чрез дългосрочен план, но извършването на радикални промени за кратък период от време може да отчужди или тревожи най-лоялните ви служители.

Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 10
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 10

Стъпка 2. Потърсете въвеждане

Степента на удовлетвореност на вашите служители ще бъде един от най -добрите показатели за това колко ефективни са промените. Някои служители, разбира се, ще се противопоставят на промяната, независимо какво се случва, но други служители може да харесат цялостната посока, като същевременно имат резерви относно това как тези промени действително се прилагат.

  • Лесен начин да осигурите удовлетвореност на служителите и да прецените всички бъдещи промени, които може да са необходими, е да поискате от служителите обратна връзка относно промените. Кажете им, че въпреки че може да не сте отворени за отмяна на промените, вие оценявате приноса и сътрудничеството на служителите, когато става въпрос за начина на прилагане на тези промени.
  • Помислете за формиране на работна група или комитет, за да потърсите обратна връзка за това как се изпълняват промените и да въведете информация за това как промените могат да бъдат по -успешно приложени.
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 11
Въведете промени в процедурите на работното място Стъпка 11

Стъпка 3. Наградете работата на служителите

Един от начините да помогнете на служителите с нови процедурни промени е да генерирате краткосрочни цели за вашите служители и да възнаградите тези, които постигат тези цели. Може да изглежда като незначителен ход, но може да помогне за изграждането на подкрепа за промените и да внуши силно желание за прилагане на тези промени.

Съвети

  • Включете своите служители и се включете в промените в процедурите възможно най -рано.
  • Опитайте се да потърсите помощ от служители с планирането или изпълнението на този процес.
  • Насърчавайте гъвкавостта на работното място. Колкото по -добре вашите служители се адаптират към промените, толкова по -лесно ще бъде този процес за всички.

Препоръчано: